Система управленческой отчетности

Ключ к успеху любой компании – эффективное управление, отвечающее стратегическим целям компании. Но принятие обоснованных и своевременных управленческих решений невозможно без точной информации о деятельности, как отдельных подразделений, так и компании в целом. Для того чтобы деятельность менеджмента обеспечивалась необходимой информационной поддержкой, компании начинают внедрять разнообразные учетные (транзакционные) системы. Но внедрение данных систем, а также общее развитие компаний часто приводит к тому, что объемы собираемой информации начинают катастрофически быстро расти. Такой рост порождает новую проблему – даже если в компании налажен учет данных об операциях текущей деятельности, это еще не гарантирует выделения среди массы показателей именно тех, которые являются наиболее информативными. Избыток показателей низкого уровня может только существенно осложнить анализ. В подобных условиях руководство будет не в состоянии эффективно управлять своим предприятием и реагировать на изменяющиеся условия рынка

Помимо требований, касающихся эффективности системы управления, современные условия ведения бизнеса требуют прозрачности и открытости компании. Это выражается в том числе и как требование предоставлять регулярную отчетность, подготовленную в соответствии с МСФО или GAAP. Проведение IPO, привлечение долгосрочных инвесторов, требования акционеров, сотрудничество с зарубежными партнерами –- все эти факторы могут вызвать необходимость предоставления отчетности по МСФО или GAAP.

Компаниям необходим механизм, который позволяет консолидировать огромные массивы данных по отдельным операциям в информацию, отражающую деятельность компании в целом и пригодную для аналитической обработки, формирования содержательной отчетности и последующего принятия решений. Кроме того, данный механизм должен обладать мощным инструментарием, позволяющим менеджменту проводить всесторонний анализ генерируемой информации в части формирования перспективных направлений развития и оценки последствий возможных управленческих решений.

Создание такого инструмента управления позволит руководителям компании оперативно и качественно готовить и принимать управленческие решения, а затем контролировать их исполнение в масштабах всей компании и формировать отчетность в соответствии с требованиями рынка.

Решением описанных проблем является разработка и внедрение в Компании системы управленческой отчетности, которая представляет собой механизм обработки данных управленческого учета (включая данные бухгалтерского учета, данные систем контроля за производством и т.д.), агрегирования их и предоставления в виде отчетов о деятельности подразделений и Компании за период. При этом система управленческой отчетности дает возможность пользователям самостоятельно формировать отчеты в желаемых аналитических разрезах и проводить ее всесторонний анализ.

Система управленческой отчетности позволяет решать следующие задачи:

• Предоставление информации о результатах деятельности подразделений и отдельных сотрудников в необходимых аналитических разрезах;
• Подготовка регулярной отчетности в соответствии с МСФО или GAAP;
• Финансовое моделирование, прогнозирование и анализ деятельности отдельных подразделений и Компании в целом с использованием мощного аналитического инструментария, включающего:
  • Финансовый анализ плановых и фактических данных, построение индивидуальных ключевых показателей;
  • Построение системы показателей финансового анализа с возможностью изменения предлагаемой схемы показателей, получение "дерева ROI" (формулы Дюпона);
  • Факторный и индексный анализ данных, применение статистических методов анализа данных, анализ "что-если", анализ чувствительности, анализ безубыточности;
  • OLAP-анализ;
  • Специальную поддержку задач консолидации данных для холдингов;
• Более обоснованное принятие управленческих решений на основе достоверной и оперативной информации;
• Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам Компании в целом.

Внедряя систему управленческой отчетности, Компания получает эффективный инструмент, включающий в себя следующие элементы:

• Нормативно-методологическая база управленческой отчетности:
  • включающая взаимосвязанную систему показателей, на основании которой пользователь может самостоятельно формировать необходимые ему отчеты (в том числе подготовленные в соответствии с МСФО или GAAP);
  • содержащая систему заранее настроенных отчетов, всесторонне раскрывающих деятельность предприятия;
  • регламентирующая процесс формирования и анализа управленческой отчетности (регламенты, графики документооборота, рабочие инструкции по формированию и анализу показателей);
  • позволяющая осуществлять всесторонний анализ и оценку деятельности подразделений и отдельных сотрудников;
  • позволяющая формировать прогнозы развития Компании.
• Интегрированная в автоматизированную систему управленческого учета Компании подсистема, обеспечивающая обработку учетных данных и формирование управленческой отчетности;
• Персонал, обученный навыкам формирования и анализа управленческой отчетности.

Содержание работ

Для большего удобства Клиента и сокращения рисков проекта, услуга по постановке системы управленческой отчетности разделена на следующие этапы:

Такой подход к созданию системы позволяет последовательно решить комплекс задач, возникающих по ходу проекта. На каждом из этапов решаются следующие задачи:

Этап 1 – Диагностика текущего состояния системы управленческой отчетности.

Основной задачей данного этапа является приобретение понимания бизнеса Клиента и определение текущего состояния системы управленческого учета и ее соответствия потребностям Компании.

Результаты этапа:

• Отчет о результатах диагностики текущего состояния системы управленческой отчетности Компании;
• Концепция, отражающая принципы построения системы управленческой отчетности.

Этап 2 – Разработка нормативно-методологической базы, являющейся основанием для дальнейшего построения системы управленческой отчетности Компании.

Основной задачей данного этапа является разработка методологических и нормативных материалов, сопровождающих систему управленческой отчетности.

Результаты этапа:

• Взаимосвязанная система показателей управленческой отчетности, включающая описание аналитических измерений каждого показателя, а также периодичность и способ их расчета;
• Система подготовки отчетности в соответствии с МСФО или GAAP;
• Форматы управленческой отчетности, предоставляющие целостную картину о деятельности подразделений и Компании в целом;
• Методики формирования и анализа управленческой отчетности.

Этап 3 – Проектирование и регламентация системы управленческой отчетности Компании.

Основной задачей данного этапа является проектирование процесса формирования, утверждения и анализа управленческой отчетности. На данном этапе происходит формирование организационной структуры и функций субъектов, участвующих в данном процессе.

Результаты этапа:

• Регламентирующие документы: регламенты и схемы основных функций процесса формирования, утверждения и анализа управленческой отчетности, графики документооборота, рабочие инструкции;
• Положение о системе управленческой отчетности Компании.

Этап 4 – Автоматизация системы управленческой отчетности Компании.

Основная задача данного этапа состоит в автоматизации системы управленческой отчетности и максимальная ее интеграция в систему финансового управления Компанией. Реализация данного этапа зависит от состояния существующих автоматизированных систем учета и планирования Клиента, поэтому может осуществляться по нескольким вариантам – как на базе программных средств, предлагаемых ЗАО «Евроменеджмент», так и на базе средств, предлагаемых Клиентом.

Результаты этапа:

• Вариант 1. Настроенное и интегрированное в систему управленческого учета программное обеспечение, принятое Компанией-клиентом в эксплуатацию.
• Вариант 2. Сформированные требования к программному обеспечению, техническое задание на автоматизацию разработанной системы. Наши специалисты также могут осуществить:
• Контроль разработки и внедрения, осуществляемого третьим лицами;
• Консультационное сопровождение Компании-разработчика системы по вопросам методологии управленческой отчетности;
• Тестирование внедренного программного обеспечения.

Сроки

Ресурсы исполнителя проекта будут спланированы таким образом, чтобы срок разработки системы управленческой отчетности Компании (методологическая и регламентирующая часть проекта) не превышал пяти месяцев с начала осуществления проекта. Заказчик должен понимать, что сроки выполнения проекта и качество системы в огромной степени зависят не только от квалификации и опыта Консультанта, но и от степени вовлеченности специалистов и менеджмента (включая высший менеджмент) Компании в планирование и реализацию проекта. Поэтому длительность разработки системы управленческой отчетности Компании может варьироваться в каждом конкретном случае.

Необходимая информация для оказания услуги

Для разработки системы управленческой отчетности Компании Консультанту потребуется информация о Компании-клиенте. На этапе заключения договора для получения предварительной информации о деятельности Компании и определения индивидуальных условий реализации проекта Консультанту необходимы:

• Отраслевые документы, необходимые для понимания бизнеса Клиента;
• Организационная структура Компании;
• Цели и требования Компании к проектируемым системам;
• Предложения от Компании по организации и составу предстоящих работ;
• Список контактов ответственных лиц Компании, участвующих в проекте.

На этапе исполнения работ Консультантом будут сформированы дополнительные информационные запросы:

• Существующие формы управленческой отчетности;
• Документы, регламентирующие процесс формирования, утверждения и анализа управленческой отчетности Компании;
• Документы, описывающие методологию и уровень автоматизации процессов управленческого/бухгалтерского учета;
• Прочие документы по требованию Консультанта.