Для управления предприятием в современных условиях необходимо быстро принимать решения и реагировать на поступающую информацию. Если нет данных об издержках на производство и реализацию продукта, то отсутствие информации может привести к неверному определению цены на продукцию и, как следствие, к убыткам. Некорректное распределение косвенных затрат может привести к искажению представления о прибыльности различных видов продукции. В итоге возможен неверный выбор вида продукции, которую следует производить.
Отсутствие учета затрат ведет к бесконтрольному расходу ресурсов, увеличению процента брака, незаинтересованности персонала снижать издержки. Если не учитывать и не планировать денежные средства, направления расходования, сроки прихода и расхода, то может возникнуть ситуация кассового разрыва.
Если на предприятии не унифицировано описание ресурсов, доходов и расходов, то это затрудняет процесс планирования и декомпозиции стратегических целей предприятия до уровня конкретного подразделения.
Поэтому в компании должен быть налажен процесс оперативного предоставления и анализа информации о текущей деятельности. Все виды активов и пассивов должны быть описаны, что позволит планировать доходы и расходы и контролировать выполнение плана. Описание ресурсов позволит определить нормативы их использования, что сделает возможным контроль затрат и предотвращение перерасходования средств. Корректное распределение косвенных затрат приведет к адекватному расчету себестоимости продукции и, как следствие, позволит принять правильное решение о необходимости выпуска данного вида продукции и о цене. Учет и распределение затрат сделает возможным определение минимального объема продукции, который необходимо продавать для поддержания требуемого уровня рентабельности.
Средством для решения описанных проблем является Система управленческого учета. Она представляет собой набор средств для сбора информации, необходимой лицам, принимающим решения, как для текущего управления деятельностью предприятия, так и для стратегического планирования.
Внедрение Системы управленческого учета предполагает детальное описание видов активов и пассивов на предприятии путем создания управленческого плана счетов и аналитических справочников. Порядок учета определяется политикой управленческого учета, которая определяет правила учета и распределения затрат, порядок учета доходов и расходов. Данные о деятельности предприятия заносятся в разработанные формы управленческой отчетности.
Необходимо также разработать регламент управленческого учета, то есть определить ответственных за заполнение форм управленческой отчетности, порядок и сроки предоставления информации.
Внедрение Системы управленческого учета позволяет решить следующие задачи:
- Формирование полнофункционального контура управления, направленного на повышение эффективности управленческих решений и контроля их выполнения;
- Оценка и взаимосвязанное управление всеми аспектами финансового состояния, результатами деятельности и движения денежных средств Компании;
- Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом;
- Минимизация затрат на планирование и формирование управленческой отчетности, а также повышение ее качества;
- Увязка аналитики и правил учета с аналитикой и правилами планирования;
- Создание базы для обоснованной Системы мотивации персонала путем ее привязки к Системе финансовых показателей.
Содержание работ
Для большего удобства Заказчика и сокращения рисков проекта, услуга по постановке Системы управленческого учета и бюджетного управления разделена на следующие этапы:
Этап 1 – Диагностика текущего состояния Системы управленческого учета;
Этап 2 – Разработка Системы управленческого учета;
Этап 3 – Автоматизация Системы управленческого учета.
Такой подход к созданию Системы позволяет последовательно решить комплекс задач, возникающих по ходу проекта. В частности на каждом из этапов решаются следующие задачи:
Этап 1 – Диагностика текущего состояния Системы управленческого учета.
Основной задачей данного этапа является анализ бизнес схемы Компании, определение текущего состояния Системы управленческого учета, а также среды функционирования Системы (позиция менеджмента относительно Системы учета и планирования и ее развития, стиль управления, уровень компетенции менеджмента). Последнее крайне важно для постановки Системы управленческого учета – даже самая лучшая (методологически и технически) Система не будет работать в среде, которая ей не соответствует. Данный этап может включать следующие работы:
- Сбор информации путем интервьюирования менеджеров и ее анализ, изучение документов, регламентирующих Систему учета, изучение документов дающих понимание бизнеса компании, анкетирование;
- Анализ существующей автоматизированной Системы учета;
- Презентация результатов диагностики Системы менеджменту и специалистам компании (проектной группе со стороны Заказчика).
Результаты этапа:
- Отчет о результатах диагностики Системы управленческого учета.
Этап 2 – Разработка Системы управленческого учета.
Основной задачей второго этапа является разработка всех материалов, необходимых для успешного внедрения Системы управленческого учета. В данном случае, рассматриваются только материалы, связанные с учетной функцией. Данный этап может включать в себя следующие работы:
- Определение пользователей управленческой отчетности и их информационных потребностей;
- Определение возможностей и ограничений существующей учетной автоматизированной Системы;
- Формирование Концепции будущей Системы управленческого учета и ее согласование у высшего менеджмента компании;
- Формирование управленческого плана счетов;
- Формирование аналитики (аналитических справочников) управленческого учета;
- Формирование управленческой учетной политики Компании;
- Формирование набора форматов управленческих отчетов для различных уровней управления;
- Формирование регламентирующих документов по Системе управленческого учета (например, положения по Системе управленческого учета, регламент подготовки периодической управленческой отчетности).
Результаты этапа:
- Список пользователей управленческой отчетности по уровням управления;
- Согласованная Концепция Системы управленческого учета Компании;
- План счетов управленческого учета с набором аналитических справочников;
- Управленческая учетная политика Компании;
- Набор форм управленческих отчетов Компании;
- Пакет документов, регламентирующих Систему управленческого учета.
Этап 3 – Автоматизация Системы управленческого учета.
Данный этап необходим для автоматизации разработок второго этапа. Существуют два варианта выполнения данного этапа. Первый - использование наших опыта и знаний в области автоматизации управленческого учета. Второй вариант – привлечение для автоматизации стороннего исполнителя.
Наша компания предлагает автоматизацию на основе программного продукта «1C:Управление производственным предприятием 8» («1С: УПП») на платформе «1С: Предприятие», зарекомендовавшей себя на рынке в качестве простой, очень гибкой, недорогой и удобной базы для создания систем управленческого учета. «1С: УПП» идеально подходит для компаний любых размеров и сложности, которые ведут учет с использованием платформы «1С: Предприятие».
В случае принятия решения об автоматизации в системе «1C:Управление производственным предприятием 8», нами будут выполнены следующие работы:
- Детальное обследование существующей автоматизированной системы учета и планирования в компании;
- Разработка концепции автоматизации и демонстрация возможностей программного продукта «1C: Управление производственным предприятием 8» менеджменту компании и членам проектной команды Заказчика;
- Разработка и согласование с Заказчиком Технического задания;
- Настройка программного продукта и его тестирование;
- Обучение специалистов и менеджеров Заказчика работе с программным продуктом;
- При необходимости может быть проведено обучение по теории управленческого учета (с учетом специфики конкретной компании);
- Сопровождение опытной эксплуатации программного продукта.
Результаты этапа:
- Концепция автоматизации управленческого учета;
- Техническое задание на автоматизацию управленческого учета;
- Настроенный и протестированный программный продукт «1C:Управление производственным предприятием 8», готовый для эксплуатации Заказчиком;
- Команда специалистов Заказчика, прошедших обучение и способных грамотно реализовать принципы управленческого учета в Компании.
Второй вариант подразумевает привлечение сторонних фирм и необходим в случае, если автоматизация Системы управленческого учета проводится с применением программных продуктов, отличных от «1С: Предприятие». В этом случае, мы проводим следующие работы:
- Формулируем требования к программному продукту;
- Формируем приглашения на конкурс по выбору IT-компании;
- Производим отбор программного продукта и IT-компании;
- Формируем техническое задание на автоматизацию управленческого учета;
- Осуществляем контроль разработки Системы и ее внедрения;
- Проводим тестирование программного продукта.
Преимущества именно такого подхода в том, что:
- Мы имеем собственный департамент информационных технологий, специалисты которого могут независимо тестировать программный продукт;
- Специалисты, разрабатывавшие Систему управленческого учета, более качественно подготовят Техническое задание, осуществят контроль за ходом автоматизации и взаимодействие с компанией, автоматизирующей управленческий учет, по методологическим вопросам.
Стоимость и сроки выполнения работ
Стоимость и сроки выполнения проекта по постановке Системы управленческого учета сильно зависят от многих факторов Заказчика. На стоимость и сроки сроки влияют следующие факторы:
- Вид бизнеса, его специфика и типичность процессов управления финансами. Так, например, постановка Системы управленческого учета в компании, специализирующейся на оптовой торговле, часто оказывается проще, нежели постановка в производственных компаниях;
- Сложность организационной структуры Компании. Управленческий учет в многопрофильном холдинге с множеством дочерних компаний сложнее, чем в одной компании;
- Размеры Компании;
- Мотивация руководителей касательно постановки Системы управленческого учета;
- Качество Системы учета (бухгалтерского, управленческого) и то, как он организован (например, ведется ли учет для управленческих целей в отдельной базе от бухгалтерского учета или нет);
- Квалификация персонала финансово-экономических служб и менеджеров;
- Состояние автоматизации существующей системы учета;
- Находится ли Компания в процессе реформирования или нет. Очень сложно создать Систему для Компании, организационная структура которой постоянно меняется;
- Другие внешние и внутренние факторы.
Стоимость устанавливается в начале проекта и может быть скорректирована по результатам диагностики. Поскольку, только по результатам обследования Компании и определения ее потребностей и проблем можно более или менее точно спланировать работы по постановке Системы и, соответственно, трудозатраты.
Однако ресурсы исполнителя проекта будут спланированы таким образом, чтобы срок выполнения проекта не превысил шести месяцев. План, в свою очередь, будет согласован с Заказчиком.
Заказчик должен понимать, что сроки выполнения проекта и качество Системы в огромной степени зависит не только от квалификации и опыта консультанта, но и от степени вовлеченности специалистов и менеджмента (начиная с высшего менеджмента) Компании в планирование и выполнение проекта.
Необходимая от Заказчиков информация
Для разработки Системы управленческого учета Компании Консультанту потребуется информация о деятельности Компании. На этапе заключения договора для получения предварительной информации о деятельности Компании и определения индивидуальных условий реализации проекта Консультанту необходимы:
- Отраслевые документы, необходимые для понимания бизнеса Клиента;
- Организационная структура Компании;
- Цели и требования Компании к проектируемым Системам;
- Предложения от Компании по организации и составу предстоящих работ;
- Список контактов ответственных лиц Компании, участвующих в проекте.
На этапе исполнения работ Консультантом будут сформированы дополнительные информационные запросы:
- Положения и прочие регламентирующие документы по организации Системы управления в Компании;
- Положения и прочие методологические и регламентирующие документы по Системе управленческого учета, принятые в Компании;
- План счетов бухгалтерского учета;
- Положение об учетной политике и иные методологические документы, определяющие принципы бухгалтерского учета в Компании;
- Аналитические справочники;
- Документация по существующим автоматизированным Системам учета;
- Форматы существующей управленческой отчетности;
- Прочие документы по требованию Консультанта.
