Когда необходимо управлять численностью персонала?
Вопросы управления численностью персонала компании практически любой отрасли постоянно присутствуют в ее практической деятельности. В настоящее время по различным опросам администрация от 12 до 25% российских компаний отмечает необходимость оптимизации численности работников (для сравнения по данным ассоциации HR Executive (США) 15% американских компаний отметили избыточную численность работников).
По данным исследований, проведенных в США системы управления численностью и нормирования труда применялись на 100% предприятий машиностроения, лесной, бумажной промышленности, 93% предприятий текстильной отрасли и др. Для сравнения только 37% российских предприятий имеют подразделения, занятые нормированием труда.
В настоящее время к управлению численностью персонала компании и его нормированию предъявляются ряд новых требований:
- фактическая и нормативная численность работников должны отражать целый комплекс внешних по отношению к компании факторов (в частности, изменение спроса и предложения продукции, услуг; уровень конкуренции на рынке конкретного товара; финансовое состояние и др.);
- численность персонала (в том числе нормативная) становится обязательным элементом прогноза развития Компании;
- усиливается роль и значение нормирования численности персонала как фактора оптимизации затрат и выявления неэффективных рабочих мест;
- управление численностью персонала и нормирование обязаны отражать дифференциацию рабочих мест Компании в зависимости от их значимости для процесса производства;
- необходимость учета технологических ограничений при снижении численности работников;
- нормирование численности должно способствовать постоянному улучшению качества трудовой жизни персонала.
К сожалению, в российских компаниях школа управления численностью персонала и нормирования его труда в значительной степени потеряна (вследствие невнимания к этой проблеме в 90-е годы), поэтому особенно важен независимый, профессиональный взгляд на проблему «со стороны».
Процессу формирования современной системы управления численностью персонала предшествует комплексная диагностика, включающая оценку: текущей стратегии предприятия, организационной структуры управления компанией - административного подчинения и функционального взаимодействия, организации производства и труда.
К основным причинам излишков персонала на российских предприятиях относятся:
- Состояние техники и технологии (в частности уровень износа оборудования).
- Организационные причины (организационная структура управления, организация производства и труда основных и вспомогательных цехов, организация труда административно-управленческого персонала).
- Социальные факторы (особенности рынка труда моногородов, давление местной и региональной администрации).
Выбор направлений диагностики определяется целями проекта и задачами, которые стоят перед Вашей компанией на данном этапе ее развития.
По результатам диагностики наши консультанты составят рекомендации по формированию (развитию) системы управления численностью персонала, разработают детальные планы по оптимизации численности работников Вашей Компании.
ПРИЧИНЫ, ПОБУЖДАЮЩИЕ ПРОВОДИТЬ ОПТИМИЗАЦИЮ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА КОМПАНИИ
Проблема управления численностью персонала становится наиболее актуальной в следующих ситуациях:
- Существенное изменение (падение, увеличение) объемов производства, финансовые проблемы.
- Смена собственника.
- Изменение организационной структуры управления.
- Проведение IPO.
- Появление иностранных инвесторов (собственников).
- Внедрение ИТ - технологий в управление.
- Усиление конкуренции в отрасли, регионе.
Существенные изменения объемов производства, финансовые проблемы
Важнейшей задачей планирования численности работников является определение численности, необходимой для обеспечения колеблющегося спроса на продукцию. В частности, проблема определения оптимальной численности работников актуальна для компаний (или их структурных подразделений), спрос на продукцию которых имеет сезонный характер. Оптимизация численности работников с учетом спроса приобрела особое значение в условиях рынка, когда повышаются цены на производимую продукцию, растет конкуренция, что приводит к снижению спроса, а это ведет к падению объема производства. В свою очередь компании должны увеличивать прибыль, наращивая объемы работ и снижая себестоимость. Одним из резервов уменьшения себестоимости является оптимизация численности работников, гибкое использование рабочей силы.
Количество работников должно быть оптимальным, так как при завышенной численности персонала увеличиваются затраты на его содержание, при заниженной численности работников компания не может удовлетворить спрос на продукцию (услуги).
Другим фактором, ограничивающим численность персонала, является финансовое состояние компании и тенденции его изменения. При этом важно установить зависимость между объемом производства (продаж) и финансовыми показателями деятельности компании.
Применяемые системы оплаты труда в компании обычно недостаточно увязаны с изменением объемов производства и финансовым положением компании, что снижает их эффективность.
Смена собственника, проведение IPO, появление иностранных инвесторов
Данные факторы оказывают существенное влияние на изменение численности работников компании. Так как обычно сопровождаются ростом требований к качеству управления, изменениями организационной структуры управления, внедрением ИТ - технологий. В любой из рассматриваемых ситуаций требуется определение проблемных подразделений и профессиональное обоснование ожидаемых высвобождений персонала. Кроме того, новые собственники часто хотят изменить систему оплаты труда высшего менеджмента приобретаемых компаний с учетом фактора оптимизации численности работников.
Анализ системы управления численностью персонала обычно проводится в случае прихода новой команды менеджеров на предприятие. Как правило, новая команда начинает с «инвентаризации» всех аспектов деятельности компании, влияющих на эффективность бизнеса, в том числе, с количественной и качественной оценки имеющегося персонала. Одним из способов, повышающих качество и скорость «инвентаризации», является приглашение Консультантов для проведения диагностики системы управления численностью персонала.
Часто владельцы бизнеса в какой–либо отрасли хотят оценить систему управления численностью персонала Компании на соответствие специфическим стандартам и технологиям, действующим в этой отрасли. Данный вид анализа системы управления численностью предполагает ее сравнение с организацией деятельности других аналогичных предприятий или организаций данной отрасли. Одна из трудностей данного вида анализа – подобрать Консультанта, действительно достоверно знающего специфику «лучших практик» организации управленческой деятельности предприятий конкретной отрасли.
Усиление конкуренции
Рост конкуренции в отраслевом (территориальном) разрезе требует повышения конкурентоспособности компании. Важным фактором при этом является совершенствование организации производства и труда.
В частности, в большинстве российских компаний не достаточно эффективна организация вспомогательного производства (ремонтное обслуживание), не используется потенциал коллективных форм организации труда для снижения численности работников.
Недостаточен охват работников нормированием труда (снизился на 20% по сравнению с 80-ми годами). Нормы труда часто устарели и требуют пересмотра.
Независимый взгляд со стороны
Опыт консультантов по анализу проблем управления численностью персонала различных предприятий, а также знание лучших практик организации производства и труда различных компаний может быть полезен владельцам и руководителям организаций при оценке эффективности системы управления численностью персонала, в том числе в дочерних и зависимых компаниях, филиалах, дивизионах и отделениях фирмы. Взгляд со стороны не включенного в организационные взаимодействия Консультанта позволяет объективно оценить варианты в организации управления численностью персонала, расставить акценты при выработке и принятии управленческих решений, выявить те элементы в организационном механизме, которые требуют пристального внимания владельцев или менеджеров компании.
При формировании системы управления персоналом компании решаются следующие задачи:
- оценивается состояние регионального (местного) рынка труда (по месторасположению предприятия). Состояние рынка труда оказывает влияние на процесс высвобождения работников.
- оценивается стратегия компании в части ее влияния на организационную структуру управления основного и вспомогательного производства, организацию производства и труда (в том числе планирование численности работников, нормирование и оплату их труда).
- выполняется планирование нормативной численности персонала с учетом особенностей деятельности компании (по предприятиям, цехам, функциональным направлениям). Методы планирования подбираются для конкретных производств. При этом для работников компании возможно проведение проектно-обучающих семинаров по методам управления численностью персонала.
- оцениваются возможности совершенствования организации вспомогательного производства, расширения сферы действия коллективных форм организации труда (как факторов снижения численности персонала).
- выполняется оценка необходимости пересмотра нормативной базы по труду.
- проводится оценка возможностей применения гибкого использования рабочей силы с учетом динамики объемов производства (продаж).
- формируется система мониторинга состояния рабочих мест в целях выявления неэффективных рабочих мест и их ликвидации и перевода работников на эффективные рабочие места. Разрабатываются рекомендации по созданию паспортов рабочих мест.
- разрабатываются рекомендации по совершенствованию оплаты труда работников с учетом изменения спроса на продукцию (услуги).
- разрабатываются рекомендации по организации процедуры высвобождения и поддержке высвобождаемых работников.
- разрабатываются рекомендации по формированию системы контроля, за изменениями численности работников.
- выполняется оценка экономической эффективности предложенных мероприятий и их авторское сопровождение, а также оценка изменения трудового потенциала компании.
Методы управления численностью персонала и нормирования труда
При формировании системы управления численностью работников используются стандартные методы экспертного консультирования: установочные и экспертные интервью, анализ документов, сбор данных, формализованное описание процедур, построение схем и моделирование бизнес-процессов (с использованием ориентировочных методов, агрегат - метода, корреляционно-регрессивного анализа, производственных функций, методов на основе системы массового обслуживания и коэффициентов эластичности, функционального анализа, методов, учитывающих финансовое состояние компании и других).
Как правило, перечисленные выше методы применяются в следующей последовательности:
- В первую очередь проводятся установочные интервью с руководителями Компании. В ходе них уточняются границы бизнеса (продукты/услуги); лица и подразделения, ответственные за бизнес-процессы и ключевые функции, текущие стратегические цели, а также документы, доступные для анализа. Результатом установочных интервью является план-график проведения мероприятий по оказанию консультационной услуги, а также данные о стратегических целях и важнейших проблемах компании.
- Как правило, на втором этапе формирования системы управления численностью персонала проводится анализ документов. Основным источником информации являются распорядительные, нормативные и организационные документы предприятия: приказы, распоряжения, положения о подразделениях, должностные инструкции, производственные и административные инструкции, организационные структуры управления, используемые нормативы по труду, положения по оплате труда, планы, отчеты о реализации и т.п. Результатом анализа документации является первичная информация о процедурах бизнес-процессов, состоянии управления персоналом и конкретизация выявленных проблем.
- В том случае, когда на предприятии нет эффективной системы документационного обеспечения управления (ДОУ) перед анализом документации проводятся установочные интервью с руководителями подразделений и специалистами, в ходе которых уточняется перечень имеющихся документов, границы бизнес-процессов и, ответственные лица, составляющие их процедуры.
- После анализа документов проводятся экспертные интервью с руководителями подразделений и специалистами, в ходе которых уточняются содержание процедур, последовательность их реализации, точки контроля (промежуточные и конечные результаты процедур), стандарты выполнения, критерии оценки качества, функциональные и информационные взаимодействия. Результатом экспертных интервью и выполняемых расчетов являются модели, описывающие численность персонала, положения и рекомендации по направлениям оптимизации численности работников.
- На следующем шаге производится анализ моделей, положений, рекомендаций и оценка их экономической эффективности.
Потребности в изменении системы управления численностью работников могут носить принципиальный и непринципиальный характер. Принципиальные изменения рекомендуются в тех случаях, когда в системе управления численностью персонала отсутствуют целые процедуры или характер их выполнения явно недостаточен для эффективного управления компанией. Непринципиальные изменения заключаются в оптимизации отдельных процедур управления.
Необходимая информация для оказания услуги
При выполнении консультационного проекта по управлению численностью персонала и нормированию труда Заказчик, как правило, представляет следующие документы:
- Организационная структура управления Компании (подразделений);
- Штатное расписание Компании (подразделений);
- Приказ о распределении функций между руководителями Компании;
- Положения о подразделениях Компании;
- Распорядительные и регламентирующие документы по процедурам управления;
- Используемые нормативы по труду;
- Положения по оплате труда;
- Отчеты о результатах производственно-хозяйственной деятельности и т.п.
При выполнении проекта проводятся интервью с руководителями и специалистами Компании в виде индивидуальных рабочих встреч.
Как правило, с каждым руководителем высшего уровня проводится одна встреча длительностью не более 1 часа. С руководителями среднего уровня и специалистами (выборочно) проводится 2 встречи длительностью каждой до 1 часа.
Сроки выполнения работ
Работы по управлению численностью и нормированию труда Компании выполняются в следующие сроки:
- По отдельной компании, подразделению, направлению деятельности при численности персонала: до 300 человек – 4 недели; от 300 до 800 человек – 5 недель; от 800 человек – 6 недель;
- Комплексное развитие системы управления численностью персонала и нормирования труда (при численности персонала до 1000 человек) – от 4 недель;
- Комплексное развитие системы управления численностью персонала и нормирования труда (при численности персонала от 1000 человек) – от 6 недель.
