Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.
Основной целью консалтинга в области ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
В каких случаях целесообразно использовать данную услугу:
- для усовершенствования системы управления и повышения эффективности управления предприятием;
- для облегчения управления всей деятельностью предприятия (регламентация бизнес-процессов, работа коллектива по актуализированным нормативным документам);
- для повышения конкурентоспособности за счет более быстрого принятия решений, качественного и своевременного исполнения решений.
1. Постановка системы Документационного обеспечения управления «с нуля»
Предварительная диагностика системы ДОУ включает в себя следующие работы:
- анализ образцов внутренней документации и организации документооборота;
- анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
- интервьюирование руководства предприятия, сотрудников подразделений.
Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы документационного обеспечения управления (входящих документов, исходящих документов, служебных записок, Приказов и Распоряжений, Протоколов совещаний) включает в себя следующие работы:
- разработка образцов Журналов регистрации документов в бумажном и электронном виде;
- проведение обучения правилам заполнения Журналов;
- разработка рекомендаций по формированию маршрутов документов.
Внедрение Инструкции по делопроизводству на предприятии включает в себя следующие работы:
- разработка Инструкции по делопроизводству на предприятии;
- проведение обучения методике применения Инструкции по делопроизводству на предприятии.
Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов) включает в себя следующие работы:
- разработка Положения об организации контроля;
- разработка образцов Журналов регистрации поручений и Отчетов об их выполнении в бумажном и электронном виде;
- проведение обучения правилам заполнения Журналов, методике подготовки отчетов и организации контроля.
2. Консалтинг в области Документационного обеспечения управления
Для определения направлений работы по оптимизации делопроизводства и организации документооборота рекомендуется провести экспресс-диагностику, которая позволит более точно оценить трудоемкость работ. Стоимость экспресс – диагностики учитывается при определении общей стоимости работ.
Проведение экспресс-диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота предприятия включает в себя следующие работы:
- экспресс - анализ образцов внутренней документации и существующего документооборота предприятия;
- экспресс - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел);
- блиц - интервьюирование руководства предприятия, сотрудников подразделений;
- подготовка экспресс - отчета по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий ДОУ (предлагаемый перечень работ).
Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:
- анализ образцов внутренней документации и классификация документов;
- анализ существующего документооборота предприятия;
- анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);
- анализ номенклатуры дел предприятия;
- анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;
- интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;
- подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.
Проектирование системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:
- разработка концепции системы документационного обеспечения управления предприятием;
- разработка пакета нормативных документов;
- разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;
- сопровождение внедрения системы документационного обеспечения управления.
Комплексная постановка системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:
- диагностика системы ДОУ;
- проектирование системы ДОУ;
- внедрение системы ДОУ;
- обучение сотрудников, ответственных за документооборот и делопроизводство;
- опытная эксплуатация системы ДОУ.
Совершенствование системы документационного обеспечения управления и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы:
- разработка положения о документационном обеспечении управления;
- разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;
- разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;
- разработка альбома форм документов предприятия;
- разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления.
Внедрение электронного документооборота включает в себя следующие работы:
- анализ существующей системы, выявление неоптимальных зон в рамках жизненного цикла основных документов, разработка концепции будущей системы документационного обеспечения управления;
- создание документов, регламентирующих деятельность должностных лиц и подразделений при работе с документами (в том числе при документировании принимаемых решений) с указанием длительности выполнения тех или иных работ, форм используемых документов и ответственных за прохождение процесса в целом;
- создание оптимальных маршрутов движения основных документов предприятия;
- установка, конфигурирование автоматизированной системы, обучение персонала работе с ней и техническая поддержка работающей системы.
Какие результаты Вы получите:
- Сокращение сроков прохождения и исполнения документов.
- Исключение потерь документов.
- Оптимизация процесса согласования документов.
- Централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов.
- Контроль прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.
- Упреждающий контроль над своевременным исполнением документов, поручений руководства предприятия, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
- Контроль исполнительской дисциплины.
